Produtividade: como fazer render o seu dia trabalho?

Não é fácil lidar com grandes responsabilidades, gerir pessoas, tomar decisões a toda hora e fazer as coisas acontecerem. Seja você CEO, gestor, estagiário, programador ou engenheiro industrial, todos cargos exigem tarefas complexas e que precisam de muito foco. Para que tudo funcione, precisamos manter uma boa produtividade. E quem não precisa de uma diquinha para ser mais produtivo?

Com organização e planejamento, sempre dá para produzir mais e melhor. Às vezes, uma ou outra mudança de hábito pode dobrar a sua produtividade. Preparamos nesse post cinco grandes dicas para ser mais produtivo, venha ver!

Como aumentar a sua produtividade?

1 – Planeje seu dia

Já é batido, mas essa dica é tão efetiva quanto repetida: planeje – de verdade – o seu dia. Separe alguns minutos no fim do expediente para organizar o que precisa ser feito no dia seguinte.

Muitas vezes, deixamos trabalhos para depois porque não sabemos nem por onde começar. É tanto para fazer que não conseguimos definir um ponto de partida.

Se você deixar tudo organizado ao final do dia, quando as atribuições em andamento e por fazer ainda estão frescas na cabeça, não vai precisar gastar tempo e energia depois pensando no que precisa ser feito e por onde começar.

Se você parou no meio de uma grande tarefa, antes de fechar tudo, defina o que falta. Anote onde parou e por onde retomar no dia seguinte. Assim, quando recomeçar, não vai precisar revisar tudo o que foi feito para descobrir a próxima etapa.

Se for o caso, separe períodos do dia ou dias da semana para focar em cada tipo de atividade ou setor do seu trabalho. Outra dica para grandes tarefas é quebrá-las em várias etapas menores. Ao invés de anotar algo que vai lhe custar três dias de trabalho como um único item, divida-o por etapas e vá fazendo uma por uma.

2 – Faça listas

Anote na agenda ou no app de sua preferência tudo o que precisa ser feito. Não anote só as reuniões, compromissos ou prazos, anote tudo mesmo. Escreva os afazeres e o tempo programado para cada um deles.

Sempre que estiver em dúvida sobre o que fazer naquele momento, seja o início de uma tarefa ou a próxima etapa de uma grande atividade, ao invés de se perder ou cair na tentação das distrações, dê uma olhada na lista. Vai estar tudo anotado e ela pode ser o guia para o seu dia.

3 – Defina prioridades

Na hora de planejar o dia, é essencial definir prioridades e saber separar o que é importante e o que é urgente. Você pode já fazer sua lista por ordem de prioridade e seguir ela item a item.

Depois de priorizar o que for urgente, uma dica é escolher a ordem de execução por quantidade de esforço requerido. Quando sabemos que algo é grande e exaustivo, tendemos a procrastinar. Por isso mesmo, comece pelo que exige mais trabalho e esforço.

Se você começar pelas tarefas mais complicadas, não vai estar tão cansado na hora de executá-las. Sua produtividade vai ser maior e você pode terminá-las mais rápido.

Escolha fazer primeiro o que vai gerar mais impacto. Cuide para não optar riscar o maior número de itens da lista que não geram tanto valor! Conforme o dia vai passando e você finaliza as tarefas mais difíceis, cumprir o planejamento vai ficando cada vez mais fácil e mais leve.

4 – Organize a gestão de e-mails e redes sociais

Tente não se deixar levar pelas várias interrupções diárias: e-mails, notificações no celular, redes sociais, troca de mensagens. Determine horários para olhar o e-mail e o celular e respeite esse planejamento. Resista à tentação de ficar checando e respondendo tudo a toda hora.

Se você parar o que estiver fazendo para responder e-mails sempre que receber um, vai perder o controle das atividades e do planejamento diário. Quando perceber, já passou um tempão e você ficou respondendo e-mails ou gastou muito tempo tentando se concentrar de novo e de novo em uma tarefa que já tinha engatado.

Cada gestor vai saber avaliar qual a frequência ideal para checar tudo isso, mas uma sugestão muito comum é três vezes ao dia. Assim, você evita parar tudo quando chegam e-mails e mensagens e fica tranquilo sabendo que vai respondê-las nos horários determinados.

5 – Valorize seu bem-estar

O trabalho de programadores, engenheiros industriais, gestores e CEOs exige muito foco. São trabalhos com grande gasto de energia mental e que requerem um alto nível de concentração.

Para um engenheiro ser produtivo, é preciso estar bem. Para que um CEO possa lidar com todas as decisões e processos que vai encontrar no dia, também é preciso estar bem.

Procure dormir um bom número de horas, tenha períodos de lazer, separe um tempo para se cuidar e pratique exercícios físicos com regularidade. É bom para a saúde, para o humor e também para a produtividade.

Uma sugestão: Separe alguns minutos para meditar, no início ou final do dia de trabalho. Faça breves exercícios de relaxamento, respiração e concentração. Eles ajudam a reduzir a tensão e o estresse e a melhorar o foco.

6 – Aproveite as refeições

Não pule refeições. Aproveite o tempo das refeições para comer bem, relaxar um pouco e voltar com as energias renovadas. Conforme trabalhamos, o cérebro vai gastando energia. Alimentar-se bem reabastece o corpo e nos dá a energia necessária para nos concentrar e executar as várias atividades necessárias. Com mais energia disponível, pensamos melhor, mais rápido, ficamos de bom humor e tomamos melhores decisões.

7 – “Feito é melhor que perfeito”

Se você é daqueles que se arrepia só de ouvir essa frase, esse perfeccionismo pode estar atrapalhando, e muito, a sua produtividade. Os trabalhos não precisam ser perfeitos, eles precisam ser executados da melhor maneira possível para o momento.

Bons gestores são os que conseguem tirar projetos e ideias do papel, mesmo com todas as dificuldades que vão surgir no caminho. O negócio é fazer as coisas andarem. Conquistar os objetivos é mais importante do que procurar imperfeições. 

Cuidado para não centralizar processos! Muitos chefes e gestores têm o hábito de ser o centro do processo ou de conferir cada etapa do trabalho. Líderes estratégicos acompanham o trabalho da equipe, dão apoio, orientação, tomam decisões, mas precisam confiar nos seus colaboradores.

Acredite nos profissionais que estão ao seu lado. Saber delegar tarefas economiza tempo, valoriza a equipe e ativa o senso de responsabilidade e pertencimento de cada profissional. Conheça bem os integrantes do seu time e identifique as potencialidades e fragilidades de cada um. Assim, você vai poder distribuir as atividades para as pessoas certas e ficar mais tranquilo quanto à sua execução.

8 – Não seja pessimista

Gestores e CEOs precisam liderar, dar energia e alternativas para suas equipes. Se você só olhar para os pontos negativos ou falhas nos processos, seu profissionais vão se sentir desvalorizados e tudo vai parecer mais difícil da próxima vez.

Não tem como escapar das dificuldades, erros e problemas. O que não podemos é deixar que eles tomem uma proporção maior que a necessária.

Tente ter uma visão otimista do todo e tirar proveito dos erros. Aprender com as falhas ajuda, e muito, na produtividade. Quando algo der errado, pense no que você e sua equipe podem aprender com aquilo. Busque soluções, alternativas e possibilidades ao invés de se concentrar em tudo o que foi perdido por causa dos erros.

Agora que você já está super organizado para dar conta de todas as tarefas, confira quais são as 7 tecnologias que vão tornar as fábricas mais produtivas!